Penerapan TQM lewat Gugus Kendali Mutu

Quality Control Circle (QCC) atau yang lebih dikenal dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) merupakan suatu kelompok kecil yang terdiri dari beberapa orang yang bekerja secara bersama-sama sebagai pelopor dalam menjaga dan melakukan perbaikan secara terus-menerus terhadap kualitas produk, jasa, dan pekerjaannya (Nita, 2010).

Menurut Robson, Gugus Kendali Mutu adalah sebuah kelompok yang terdiri dari empat sampai dengan sepuluh orang yang bergabung secara sukarela dan bekerja di bawah pengawasan seorang supervisor serta mengadakan pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan.

Struktur organisasi dari Gugus Kendali Mutu ini terdiri dari

1. Anggota (Member) yang harus hadir di setiap pertemuan untuk secara aktif memberikan ide serta solusi permasalahan yang sedang di hadapi.
2. Ketua (Leader) yang di pilih dari anggota sebagai kordinator dari grup GKM.
3. Pelatih (Facilitator) yang di pilih dari atasan langsung dimana bertugas sebagai pembimbing dari grup GKM.
4. Panitia Penyelenggara (Steering Comitte) sebagai perwakilan manajemen yang bertanggung jawab terhadap proses penerapan GKM di perusahaan

Sistim Gugus Kendali Mutu (GKM) dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisa dan diagnosa dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran SDM perusahaan.

Tujuan penerapan GKM, antara lain untuk :

1. Peningkatan mutu dan peningkatan nilai tambah.
   2. Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya
   3. Peningkatan kemampuan penyelesaian pekerjaan sesuai target
   4. Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku
   5. Peningkatan hubungan yang secara antara atasan dan bawahan.
   6. Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja
   7. Peningkatan kepuasan kerja.
   8. Pengembangan tim (Gugus Kendali)

Dan keuntungan yang di dapatkan dari GKM adalah:

Keuntungan Internal :
1. Meningkatkan kesadaran mutu diseluruh jenjang organisasi
2. Meningkatkan team work antar karyawan dan antar bagian (departemen )
3. Menumbuhkan Self-belonging karyawan terhadap perusahaan
4. Meningkatkan efisiensi proses
5. Meningkatkan motivasi kerja karyawan

Keuntungan Eksternal :
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan
2. QCC sebagai alat promosi dari perusahaan
3. Terjalin kerjasama dengan perusahaan lain melalui Quality Control Circle
4. QCC sebagai alat alat pertukaran informasi dengan perusahaan lain.

Terdapat 7 langkah untuk menyelesaikan masalah dalam  penerapan Gugus Kendali Mutu yaitu :

1. Identifikasi masalah
   · Apa yang telah terjadi?
   · Dimana itu terjadi?
   · Kapan itu terjadi?
   · Siapa yang mengeluh?
   · Mengapa ada keluhan?
   · Bagaimana keluhan itu ditemukan?
   · Seberapa besar masalah atas keluhan tersebut? Dari sini kita memiliki pertimbangan yang lengkap untuk memecahkan masalah yang ada, dan berkomitmen untuk menyelesaikannya.
2. Observasi terhadap proses, untuk memahami situasi yang terjadiLakukan penelusuran proses untuk memverifikasi jika ada ketidakpatuhan terhadap praktik  standar, Spes ifikasi, SOP, maupun control plan. Memahami situasi berdasarkan waktu, interaksi antar orang, proses hand-over , lokasi kerja, dan segala perubahan yang ditemukan dalam penelitian.

3. Analisis: Kemungkinan penyebab, Pengujian hipotesis dan Root Cause
   Gunakan Pengalaman, Penilaian Teknik, Pemeriksaan praktis tentang kemungkinan penyebab dan hilangkan  penyebab yang tidak valid dan  sampai pada kemungkinan penyebab.
   Cantumkan penyebab yang  divalidasi berdasarkan langkah di atas  menggunakan analisis akar penyebab.

4. Tindak lanjut
   Lakukan analisis mengapa? pada penyebab yang valid & identifikasi tindakan serta pertimbangkan berbagai kemungkinan tindakan.
   Tetapkan setiap tindakan korektif sebagai prioritas dan patuhi itu. Libatkan operator.

5. Verifikasi hasil
   Periksa hasilnya dibandingkan dengan hasil yang diharapkan.
   Jika hasil yang diharapkan tidak tercapai, carilah rencana tindakan alternatif.
   Perbaikan harus dapat terukur, misalkan menjadi keuntungan (keuangan), atau Return of Invesment, savings, dll.

6. Standarsisasi proses
   Perbarui semua dokumen yang relevan seperti Gambar/spesifikasi, PFD, PFMEA, Rencana Pengendalian, SOP, Check List, dll

7. Kesimpulan
   Setelah kita melakukan semua tindakan yang diperlukan dan menyelesaikan masalah, semua hasil dengan kemajuan dilaporkan ke manajemen. Rencana tindak lanjut untuk Root Cause yang tidak belum terselesaikan sekarang harus dibuat.

Ke semua Langkah di atas, di dukung dengan penerapan 7 alat statistik yaitu :

1. Check sheet
   Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), karena itu ada pula yang menyebutnya dengan Lembar Pengumpul Data.
2. Stratifikasi
   Menguraikan dan mengelompokkan data menjadi ke kelompok yang lebih homogen. Tujuannya adalah untuk menhindari salah interpretasi dalam membaca suatu data.
3. Diagram ParetoYaitu suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi prioritasnya. Divisualisasikan dalam sebuah diagram yang disusun mulai dari data terbesar.
4. Diagram Sebab Akibat (FISH BONE)
   Merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik mutu dengan faktor penyebabnya.
5. Grafik dan Bagan Pengendalian
   Histogram adalah satu jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak. Dalam keadaan normal, tinggi balok-balok tersebut menampilkan bentuk lonceng.
6. Digram Pencar ( Scatter Diagram )
   Bagan pengendalian x – R merupakan bagan pengendalian yang sekaligus untuk menyatakan harga rata-rata (x) dan range (R). Bagan x menunjukkan adanya perubahan pada harga rata-rata, sedang R menunjukkan adanya perubahan pada dispersi.
7. Histogram
   Scatter Diagram atau Diagram Pencar dipakai untuk melihat hubungan / korelasi antara dua variabel yang  berkaitan.

Diagram ini  digunakan untuk  melihat seberapa besar hubungan antara dua  variabel yang ditunjukkan pada Sumbu X dan Y.

Dengan 7 langkah dan 7 alat tersebut , penyelelesaian permasalahan yang di agendakan sebagai wujud dari penerapan Total Quality Management (TQM) di perusahaan dengan konsep Plan (P) , Do (D) , Check (C) dan Action (A) yang di gulirkan oleh Deming bisa terlaksana dengan optimal.

Referensi :

1. Kartika, Hayu. 2017. Perbaikan Kualitas Dengan Menggunakan Gugus Kendali Mutu. Universitas Mercu Buana, Jurnal Ilmu Teknik dan Komputer, Vol 1 No. 1 hal 57-65
2. https://kemenperin.go.id/download/139/Pengertian-Gugus-Kendali-Mutu-(GKM) 
3. Quality circle (Gugus mutu)https://g.co/kgs/NpQw4U 
4. https://www.ijert.org/short-review-of-qcc-quality-control-circle-implementation-toward-productivity-improvement-case-study
5. Neyestani B. (2017, March). “Seven Basic Tools of Quality Control: An Appropriate Tools for Solving Quality Problems in the Organizations.” https://doi.org/10.5281/zenodo.400832
6. Jurnal Pengertian GKN, DIREKTORAT JENDERAL INDUSTRI KECIL MENENGAH DEPARTEMEN PERINDUSTRIAN (2007)