Webinar bertajuk Enterprise Resource Planning (ERP) as Digital Transformation Tools pada Selasa, 4 Maret 2025 lalu, mendatangkan Bapak Andy Mulyawan, selaku Territory Manager Epicor Indonesia. Oleh Bapak Andy, ERP didefinisikan sebagai perangkat lunak untuk mengelola sumber daya suatu entitas untuk dapat memuaskan kebutuhan pelanggan dan para pemangku kepentingan. Dalam webinar ini, Bapak Andy, memaparkan segala sumber daya yang dikelola dalam ERP dibedakan ke dalam 5M yaitu Man, Material, Machine, Money, dan Method.

Man (sumber daya manusia) merupakan elemen yang paling penting dalam organisasi, karena manusia memiliki peran sebagai penggerak dan pengelola sumber daya lainnya, meliputi tenaga kerja, keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan. Material (bahan baku) merupakan bahan baku atau bahan mentah yang digunakan dalam proses produksi, meliputi bahan baku, bahan penolong, dan bahan habis pakai. Machine (mesin dan peralatan) merupakan mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi, meliputi mesin produksi, peralatan penunjang, dan fasilitas lainnya. Money (keuangan) merupakan sumber daya keuangan yang digunakan untuk mendukung operasional organisasi, meliputi modal, biaya operasional, dan sumber pendanaan lainnya. Method (metode dan proses) merupakan metode dan proses yang digunakan dalam mengelola sumber daya organisasi, meliputi sistem, prosedur, dan standar operasional yang digunakan dalam organisasi.

ERP memungkinkan Finance, Supply Chain, dan Produksi untuk mengelola sumber daya dan proses bisnis secara terintegrasi dan efisien. Peran ERP dalam integrasi keuangan dengan memungkinkan modul akuntansi dan keuangan terintegrasi dengan modul lainnya, seperti supply chain dan produksi, untuk memantau biaya dan pendapatan secara real-time. Sistem ERP dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan terkini, seperti neraca, laporan laba/rugi, dan arus kas. Modul supply chain terintegrasi dengan modul produksi untuk memantau dan mengelola persediaan bahan baku, bahan penolong, dan produk jadi. Sistem dapat menghasilkan perencanaan produksi yang efektif berdasarkan permintaan pasar dan ketersediaan bahan baku. Modul supply chain juga dapat terintegrasi dengan modul logistik dan pengiriman untuk memantau dan mengelola pengiriman produk. Modul produksi terintegrasi dengan modul supply chain untuk memantau dan mengelola proses produksi, termasuk perencanaan produksi, pengaturan mesin, dan pengawasan kualitas. Adapun sistem dapat menghasilkan perencanaan produksi yang efektif berdasarkan permintaan pasar dan ketersediaan bahan baku. Modul produksi dapat terintegrasi dengan modul kualitas untuk memantau dan mengelola kualitas produk.

Integrasi yang disediakan dalam ERP dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mengelola proses bisnis. Hal ini sejalan dengan konsep Economic Order Quantity (EOQ). EOQ digunakan untuk menentukan jumlah pesanan yang optimal untuk bahan baku atau barang dagangan. ERP dapat membantu mengelola persediaan, produksi, rantai pasokan, dan biaya dengan lebih efektif dengan menggunakan data real-time dan analisis prediktif. Maka dengan didukungnya EOQ, manufacturing enterprise dapat mencapai satu Lean Manufacturing yang mampu menciptakan proses bisnis yang efisien dan efektif. Lean Manufacturing berfokus pada menghilangkan pemborosan dalam proses produksi, seperti waktu tunggu, pergerakan yang tidak perlu, dan produksi yang berlebihan. ERP sendiri dapat membantu mengelola produksi dengan lebih efektif, seperti dengan perencanaan produksi, pengaturan mesin, dan pengawasan kualitas. ERP juga mendukung lean manufacturing dengan pengelolaan transportasi, dan pengelolaan logistic, pengelolaan inspeksi, pengelolaan testing, dan pengelolaan sertifikasi, pengelolaan biaya produksi, pengelolaan biaya logistik, dan pengelolaan biaya lainnya. Untuk menyempurnakan fungsinya, ERP juga mendukung pengelolaan bisnis dan hubungan dengan pelanggan yang biasanya kita kenal dengan customer relationship management (CRM). ERP dan CRM dapat diintegrasikan untuk membagikan data pelanggan, riwayat transaksi, dan informasi lain yang terkait dengan layanan kepada pelanggan. Selain itu, ERP mampu membantu mengelola proses bisnis yang terkait dengan CRM, seperti pengelolaan penjualan, pengelolaan layanan pelanggan, dan pengelolaan logistik.

Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, Bapak Andy menekankan bahwa ERP harus terkoneksi dan memperbantukan aplikasi lain dalam mendukung pengelolaan sumber daya. Seperti pada tahap produksi, moving material, hingga menjual produk. Koneksi antara ERP dengan aplikasi seperti EDI (Electronic Data Interchange). EDI dapat diintegrasikan dengan ERP untuk membagikan data yang terkait dengan pertukaran data elektronik, seperti pesanan pembelian dan faktur. Untuk tujuan akselerasi, ERP juga perlu berkolaborasi dengan aplikasi lain salah satunya Epicor Business Intelligent and Analytics. ERP dengan Internet of Things (IoT) dapat diintegrasikan untuk membagikan data yang terkumpul dari berbagai sumber, seperti sensor dan mesin. ERP juga dapat membantu mengelola proses bisnis yang terkait dengan IoT, seperti pengelolaan produksi, pengelolaan logistik, dan pengelolaan pengiriman, dan membantu mengelola sumber daya terkait IoT, seperti pengelolaan mesin, pengelolaan sensor, dan pengelolaan perangkat lainnya.

Sesi diskusi berlangsung seru dan menarik. Banyak pertanyaan yang disampaikan oleh peserta untuk dibahas secara komprehensif. Salah satu diskusi menarik bahwa ketika Perusahaan mengimplementasikan lebih dari satu sistem ERP guna menekan biaya solusi ERP paket komplit. Hal ini disampaikan dapat memunculkan isu dalam integrasi database yang tidak terkoneksi satu dengan yang lain. Peserta menanyakan implementasi ERP seperti apa yang efektif dan efisien untuk case tersebut. Pak Andy menyampaikan bahwa penggunaan ERP harus didasarkan pada kebutuhan dari masing-masing entitas atau Perusahaan itu sendiri, dan di sektor mana Perusahaan bermain. Maka penyedia sistem ERP harus open dapat fleksibel menyesuaikan pada kebutuhan dari pelanggan. Keberadaan ERP ini harus menjadi Solusi dari permasalahan, bukan malah menimbulkan permasalahan baru organisasi. Kemudian diskusi berlanjut pada bagaimana keberterimaan user terhadap sistem ERP. Pak Andy menegaskan, bahwa ketidakberterimaan user dikategorikan ke dalam dua jenis, satu sisi yaitu pihak yang tidak mau, dan satu tidak mampu. Bagi yang tidak mampu biasanya disebabkan keterbatasan knowledge dan/atau bahasa. Adapun untuk perbedaan Bahasa sendiri bisa ditanggulangi dengan custom sistem menggunakan Bahasa yang dipahami. Di sisi lain, bagi pihak-pihak yang tidak mau itulah yang sulit, ini kaitannya dengan mindset, sehingga harus dicari motivasi dari suatu entitas tersebut menggunakan ERP sebagai alat bantu untuk mendukung tujuan utama organisasi di era transformasi digital saat ini.