Revolusi Manajemen Aset: Pengembangan Aplikasi Berbasis Website untuk PT XYZ

Oleh: Jenny Ohliati, S.Kom., S.Si., M.MSI. (Faculty Member PJJ CS)
Dosen Pembimbing, BINUS Online Computer Science

Pendahuluan

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, pengelolaan aset menjadi salah satu faktor kunci dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. PT XYZ, sebuah perusahaan yang mengelola berbagai aset untuk mendukung operasionalnya, menghadapi kendala dalam sistem manajemen aset mereka yang masih menggunakan metode manual berbasis MS Excel. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam melakukan inventarisasi, peminjaman, serta pemeliharaan aset. Untuk mengatasi tantangan tersebut, pengembangan aplikasi manajemen aset berbasis website menjadi solusi yang inovatif dan efektif.

Mengapa Sistem Manual Tidak Efektif?

Berdasarkan penelitian awal yang dilakukan di PT XYZ, ditemukan beberapa tantangan utama dalam sistem manajemen aset mereka:

1. Kurangnya Tracking Log – Tidak adanya pencatatan log pemegang aset menyebabkan sulitnya mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas aset tertentu.
2. Kesulitan dalam Inventarisasi – Tanpa sistem yang terpusat, melakukan audit aset menjadi proses yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
3. Identifikasi Aset yang Tidak Terstruktur – Tidak adanya sistem identifier yang unik membuat pencarian dan pemantauan aset menjadi lebih sulit.

Dari permasalahan di atas, muncul kebutuhan untuk merancang aplikasi berbasis website yang dapat mengakomodasi seluruh proses manajemen aset, dari inventarisasi hingga pemeliharaan.

Solusi: Aplikasi Manajemen Aset Berbasis Website

Melalui serangkaian penelitian dan pengembangan, tim kami merancang aplikasi berbasis website yang mampu menangani berbagai aspek pengelolaan aset, termasuk:

• QR Code Identifier: Setiap aset memiliki kode unik yang dapat dipindai untuk mempercepat proses pencatatan dan peminjaman.
• Manajemen Peminjaman Aset: Sistem otomatis mencatat siapa yang meminjam aset, kapan harus dikembalikan, dan status aset tersebut.
• Maintenance Aset: Pemeliharaan aset dapat dipantau secara berkala, memastikan kondisi aset tetap optimal.
• Pelaporan dan Monitoring: Aplikasi menyediakan laporan terperinci terkait kondisi dan ketersediaan aset secara real-time.

Metode Penelitian

Pengembangan aplikasi ini menggunakan metode Research and Development (R&D) dengan pendekatan lima langkah dari Plomp (1997), yang terdiri dari:

1. Identifikasi Masalah – Menganalisis permasalahan yang terjadi dalam sistem manajemen aset di PT XYZ.
2. Pengumpulan Data – Melakukan wawancara dan observasi terhadap pengguna sistem.
3. Studi Literatur – Mempelajari referensi dan penelitian terkait solusi manajemen aset.
4. Pengembangan Aplikasi – Merancang dan membangun aplikasi berbasis website sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Evaluasi dan Pengujian – Menguji efektivitas aplikasi melalui user acceptance test (UAT) dan survei pengguna.

Hasil dan Manfaat

Dari hasil pengujian aplikasi, diperoleh beberapa temuan positif:

• Peningkatan Efisiensi: Proses inventarisasi dan pemantauan aset menjadi lebih cepat dan akurat.
• Pengurangan Human Error: Penggunaan QR Code dan sistem otomatisasi mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
• Transparansi dan Akuntabilitas: Setiap transaksi terkait aset dapat ditelusuri dengan jelas, meningkatkan akuntabilitas dalam manajemen aset.

Kesimpulan dan Rekomendasi

Pengembangan aplikasi ini terbukti mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola aset PT XYZ. Ke depannya, sistem ini dapat lebih dikembangkan dengan mengintegrasikan teknologi machine learning untuk memprediksi kebutuhan pemeliharaan aset serta permintaan aset di masa mendatang. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan ketersediaan aset yang optimal dan menghindari pemborosan sumber daya.

Dengan adopsi teknologi yang tepat, PT XYZ kini selangkah lebih maju dalam mengelola aset mereka dengan lebih cerdas dan efisien. Ini adalah langkah nyata dalam mendukung transformasi digital di dunia bisnis yang semakin berkembang pesat!

#BINUSRESEARCHPOINT #TEKNIKINFORMATIKA #COMPUTERSCIENCE #BINUS #BINUSUNIVERSITY