oleh Dr. Teguh Raharjo, S.Kom., M.T.I. (Faculty Member PJJ CS)

Dalam dunia administrasi modern, digitalisasi arsip menjadi kebutuhan mendesak untuk menciptakan tata kelola dokumen yang efisien, akurat, dan mudah diakses. Terlebih di institusi pemerintahan seperti Pengadilan Militer III-18 Ambon, sistem pengelolaan arsip yang sebelumnya dilakukan secara manual terbukti menyita waktu dan rentan terhadap kehilangan data.

Sebagai solusi, penelitian ini menghadirkan sistem digitalisasi arsip berbasis website yang terintegrasi dengan teknologi Artificial Intelligence (AI). Sistem ini memanfaatkan Optical Character Recognition (OCR) untuk mengubah hasil scan dokumen menjadi teks digital yang dapat disimpan, dicari, dan dikelola secara efisien di database berbasis web.

Penelitian menggunakan pendekatan metodologi Design Science Research Methodology (DSRM), dimulai dari identifikasi masalah, desain solusi berbasis AI, implementasi sistem, hingga evaluasi hasil. Sistem dirancang untuk dapat membaca teks dari dokumen hasil scan, menyimpannya dalam database digital arsip, dan memungkinkan pencarian dokumen secara instan.

Hasil penelitian menunjukkan peningkatan yang signifikan:

  • Waktu pencarian dokumen berkurang hingga 85%, dari rata-rata 10–15 menit menjadi kurang dari 1 menit.

  • Risiko kehilangan arsip menurun drastis, karena dokumen sudah tersimpan dalam sistem digital.

  • Redundansi data menurun 40%, berkat sistem penyimpanan terpusat.

  • Kepuasan pengguna meningkat dari 60% menjadi 92%, karena tampilan antarmuka yang ramah dan mudah digunakan.

Sistem ini terbukti tidak hanya mempermudah pencarian dan pengelolaan arsip, tetapi juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas tata kelola dokumen. Dalam jangka panjang, digitalisasi berbasis AI ini diharapkan menjadi langkah awal menuju implementasi e-Government yang lebih komprehensif.

Dengan pendekatan open-source dan integrasi teknologi cerdas, inovasi ini menjadikan pengelolaan arsip lebih efisien, hemat waktu, dan siap menjawab tuntutan zaman digital.

Sumber: Penelitian Dosen dan Mahasiswa PJJ CS

Editor: Pandu Dwi Luhur Pambudi, S.Kom., M.Kom., M.I.M

#BINUSRESEARCHPOINT #TEKNIKINFORMATIKA #COMPUTERSCIENCE #BINUS #BINUSUNIVERSITY