Perancangan dan Implementasi Sistem Pengarsipan Dokumen Digital Data Aset Menggunakan Laravel di PT PLN (Persero) UP3 Pinrang

oleh Jenny Ohliati, S.Kom., M.MSI. (Faculty Member PJJ CS)

Dokumen merupakan bagian penting dalam manajemen informasi perusahaan, terutama yang berkaitan dengan inventaris dan data aset. PT PLN (Persero) UP3 Pinrang selama ini masih mengelola dokumen seperti data aset dan berita acara secara manual tanpa adanya cadangan digital yang memadai. Kondisi ini menimbulkan risiko terhadap hilangnya dokumen akibat basah, rusak, atau tercecer, khususnya ketika penyimpanan dilakukan secara hard copy maupun soft copy di komputer masing-masing pegawai. Menjawab permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan untuk membangun sistem dokumen digital berbasis web yang dapat membantu proses pengarsipan secara lebih efektif dan efisien.

Sistem dokumen digital ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework Laravel dan basis data MySQL. Proses pengembangan sistem dimulai dengan pengumpulan data melalui observasi dan studi literatur, kemudian dilanjutkan dengan analisis kebutuhan sistem, perancangan, implementasi, serta evaluasi. Salah satu fitur utama dalam sistem ini adalah pencarian dokumen aset dan pencetakan dokumen berita acara, yang sebelumnya dilakukan secara manual menggunakan Google Drive. Dengan penerapan sistem ini, pengguna dapat melakukan pencarian, penginputan, pembaruan, hingga penghapusan data secara real-time melalui platform yang terintegrasi.

Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem dokumen digital ini mampu meningkatkan efisiensi pengarsipan. Proses pencarian data menjadi lebih cepat dan akurat, serta sistem memungkinkan integrasi data aset dengan berita acara. Berdasarkan evaluasi terhadap tingkat keberhasilan penggunaan sistem oleh user, diperoleh skor rata-rata kepuasan sebesar 93%, menunjukkan sistem sangat layak digunakan dan memberikan dampak signifikan terhadap pengelolaan dokumen. Selain itu, dashboard sistem mampu memberikan informasi penting secara real-time dan membantu monitoring proses pengelolaan dokumen.

Penerapan sistem dokumen digital berbasis web memberikan solusi nyata terhadap permasalahan pengarsipan di PT PLN (Persero) UP3 Pinrang. Sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga meminimalisasi risiko kehilangan data. Untuk pengembangan selanjutnya, sistem dapat dilengkapi dengan fitur pemetaan lokasi aset, sehingga pencarian data dapat dilakukan berdasarkan letak geografis, yang lebih praktis dan informatif.