oleh Jenny Ohliati, S.Kom., M.MSI. (Faculty Member PJJ CS)

Proses reimbursement manual (paper-based) dalam suatu perusahaan sering kali menimbulkan berbagai permasalahan, baik bagi perusahaan maupun bagi karyawannya. Karyawan kerap mengalami kesulitan akibat prosedur reimbursement yang belum terstandarisasi, banyaknya dokumen yang harus dikumpulkan, serta proses persetujuan yang berlapis dan memakan waktu. Dalam kasus tertentu, proses ini bahkan dapat berlangsung lebih dari 30 hari. Kondisi tersebut berpotensi menurunkan produktivitas serta tingkat kepuasan karyawan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penelitian ini mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web bernama SIREBO. Aplikasi ini memiliki fitur utama berupa auto-approval yang didukung oleh teknologi Optical Character Recognition (OCR), sehingga diharapkan dapat mempercepat dan menyederhanakan proses reimbursement.

Penelitian ini dirancang menggunakan metodologi Scrum. Proses diawali dengan requirement gathering melalui metode wawancara dan observasi. Tahapan berikutnya adalah perancangan sistem yang menjadi dasar dalam pengembangan perangkat lunak.

Untuk sisi frontend, digunakan library Vue.js. Sementara itu, Spring Boot dan Node.js dipilih sebagai teknologi pada sisi backend, guna mendukung kebutuhan sistem yang kompleks dan skalabel. Sistem ini menggunakan PostgreSQL sebagai database utama. Untuk memastikan fungsionalitas sistem berjalan sesuai harapan, dilakukan pengujian menggunakan metode black box testing.

SIREBO mengintegrasikan teknologi OCR dari Google Cloud Vision API untuk mengotomatiskan proses verifikasi nota. Data penting seperti nominal, tanggal, dan deskripsi diekstraksi dari gambar nota yang diunggah, kemudian dibandingkan dengan masukan yang diberikan oleh pengguna. Jika kedua data tersebut sesuai, maka klaim akan disetujui secara otomatis. Namun, apabila terdapat ketidaksesuaian, klaim akan memerlukan peninjauan lebih lanjut oleh admin. Selain fitur auto-approval, SIREBO juga dilengkapi dengan real-time tracking dan notifikasi yang memudahkan karyawan dalam memantau status pengajuan klaim mereka.

Pada akhir penelitian, dapat disimpulkan bahwa aplikasi web SIREBO mampu mempercepat proses pengajuan klaim karyawan melalui fitur auto-approval yang memanfaatkan teknologi OCR. Selain itu, aplikasi ini juga mengurangi beban kerja admin, karena hanya klaim dengan ketidaksesuaian data yang perlu diperiksa secara manual.

Sumber: Penelitian Dosen dan Mahasiswa PJJ CS

Editor: Yudy Purnama, S.Kom., M.TI

#BINUSRESEARCHPOINT #TEKNIKINFORMATIKA #COMPUTERSCIENCE #BINUS #BINUSUNIVERSITY