oleh Eko Cahyo Nugroho, S.Kom., M.T.I. (Faculty Member PJJ CS)

Kemajuan teknologi informasi membawa perubahan signifikan di berbagai bidang, termasuk dalam administrasi pemerintahan. Namun, di Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) di Nur Sultan, Kazakhstan, pengelolaan dokumen dan disposisi masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan berbagai kendala seperti keterlambatan dokumen, sulitnya melacak disposisi dan arahan dari pimpinan, serta sulitnya pencarian dokumen akibat pengarsipan yang kurang baik.

Untuk menjawab tantangan tersebut, dikembangkan sebuah aplikasi berbasis web yang secara khusus dirancang untuk mengelola proses disposisi dokumen secara digital di KBRI Nur Sultan. Dengan memanfaatkan teknologi ini, dokumen masuk dan keluar dapat ditata secara optimal sehingga membantu meningkatkan efisiensi kerja.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian terstruktur yang dimulai dengan analisis kebutuhan melalui studi literatur, analisis proses bisnis, serta wawancara mendalam dengan pihak-pihak terkait. Selanjutnya, proses desain dilakukan dengan memperhatikan algoritma, arsitektur perangkat lunak, serta desain basis data yang sesuai kebutuhan. Implementasi aplikasi mencakup tahap prototyping dan pengujian unit, kemudian dilakukan verifikasi menggunakan metode Black Box Testing, hingga pemeliharaan secara berkala.

Aplikasi yang dirancang mampu menginput dokumen, memberikan disposisi, mengelola dokumen, melihat status disposisi, melacak proses disposisi secara real-time, serta menyediakan statistik penggunaan fitur tersebut dalam bentuk visualisasi yang jelas. Dokumen yang sebelumnya tersimpan secara fisik kini dapat dikonversi menjadi format PDF dan disimpan dalam database, yang secara nyata meningkatkan kemudahan akses serta efisiensi penyimpanan.

Hasil akhir dari penelitian ini memperlihatkan bahwa aplikasi pengelolaan disposisi dokumen berbasis web ini secara signifikan meningkatkan kinerja organisasi. Dengan tersedianya aplikasi ini, staf di KBRI Nur Sultan dapat melakukan pekerjaan secara lebih cepat, transparan, serta meminimalisir kemungkinan kesalahan yang terjadi akibat pengelolaan manual.

Implementasi teknologi ini menjadi bukti nyata bagaimana digitalisasi dapat menyelesaikan permasalahan administratif dalam institusi pemerintahan, sekaligus mendukung perwujudan pemerintahan yang lebih modern, akuntabel, dan responsif terhadap kebutuhan zaman.

Sumber: Penelitian Dosen dan Mahasiswa PJJ CS

Editor: Pandu Dwi Luhur Pambudi, S.Kom., M.Kom., M.I.M

#BINUSRESEARCHPOINT #TEKNIKINFORMATIKA #COMPUTERSCIENCE #BINUS #BINUSUNIVERSITY