oleh Jenny Ohliati, S.Kom., M.MSI. (Faculty Member PJJ CS)

Di era digital saat ini, proses pengelolaan dokumen yang masih dilakukan secara manual tidak hanya menghambat efisiensi kerja, tetapi juga menyulitkan pelacakan informasi dan pengambilan keputusan cepat. Hal ini juga terjadi di lingkungan Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) di Nur Sultan, yang memerlukan sistem pengelolaan disposisi dokumen yang lebih modern dan efisien.

Penelitian ini menjawab tantangan tersebut dengan merancang aplikasi pengelolaan disposisi dokumen berbasis web. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan alur surat masuk dan keluar, melacak proses disposisi dari atasan ke bawahan, serta mempermudah pencarian dokumen yang tersimpan secara digital dalam database terpusat.

Proses pengembangan aplikasi ini menggunakan metode waterfall, yang meliputi tahapan analisis kebutuhan, desain, implementasi, verifikasi (black-box testing), hingga pemeliharaan sistem. Aplikasi ini dibangun agar dapat diakses melalui berbagai perangkat, baik desktop maupun mobile, dan dilengkapi fitur penting seperti:

  • Input dokumen masuk dan keluar

  • Pemberian disposisi secara digital

  • Pelacakan progres disposisi

  • Statistik aktivitas dokumen dalam bentuk dashboard visual

Hasil implementasi menunjukkan bahwa aplikasi ini sangat membantu administrasi dokumen di KBRI Nur Sultan. Dokumen tidak lagi bergantung pada format fisik, dan proses disposisi menjadi lebih transparan dan dapat dipantau dengan mudah oleh seluruh pengguna yang terlibat. Notifikasi otomatis dan pencatatan histori dokumen juga meningkatkan akuntabilitas kerja antarbagian.

Dengan demikian, aplikasi ini memberikan solusi nyata terhadap pengelolaan dokumen instansi pemerintah. Tidak hanya meminimalkan hambatan birokrasi, tetapi juga menjadi langkah maju dalam digitalisasi tata kelola administrasi publik di lingkungan perwakilan RI di luar negeri.

Sumber: Penelitian Dosen dan Mahasiswa PJJ CS

Editor: Pandu Dwi Luhur Pambudi, S.Kom., M.Kom., M.I.M

#BINUSRESEARCHPOINT #TEKNIKINFORMATIKA #COMPUTERSCIENCE #BINUS #BINUSUNIVERSITY