Pendahuluan. 

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas atau tugas yang saling terkait dan berurutan, yang menghasilkan produk atau layanan bernilai bagi pelanggan atau organisasi. Proses ini melibatkan input, sumber daya, dan output yang saling terhubung untuk mencapai tujuan organisasi. Di sisi lain, sistem informasi adalah kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, database, jaringan, prosedur, dan orang-orang yang dirancang untuk menangkap, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kontrol dalam organisasi. Sistem informasi mendukung berbagai proses bisnis di berbagai fungsi seperti pemasaran, akuntansi, sumber daya manusia, dan operasional. 

Peran Sistem Informasi Bagi Proses Bisnis. 

Peran sistem informasi dalam pelaksanaan proses bisnis sangat vital. Sistem ini memungkinkan integrasi antar departemen, mempercepat arus informasi, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses operasional. Misalnya, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) membantu mengintegrasikan informasi dari berbagai departemen ke dalam satu basis data terpusat, sehingga semua unit kerja dapat mengakses informasi yang sama secara real-time. Dengan dukungan sistem informasi, perusahaan mampu memonitor kinerja proses secara menyeluruh, melakukan analisis terhadap data yang dikumpulkan, dan merespons perubahan pasar atau kebutuhan pelanggan dengan cepat dan akurat. 

Sistem informasi memfasilitasi komunikasi dan koordinasi di antara berbagai area fungsional, dan memungkinkan pertukaran dan akses yang mudah ke data lintas proses. Sistem informasi menjadi penghubung antar area ini dengan: 

  • Menyediakan basis data terintegrasi yang dapat diakses bersama oleh seluruh departemen. 
  • Memastikan informasi real-time dapat dibagikan tanpa hambatan. 
  • Mencegah duplikasi data dan ketidaksesuaian informasi, karena semua pihak mengacu pada sumber data yang sama. 
  • Mendukung kolaborasi aktif, seperti pengadaan barang yang melibatkan gudang, pembelian, dan akuntansi. 

Contoh: Saat penjualan terjadi, sistem informasi langsung memperbarui stok gudang, mencatat pendapatan di sistem keuangan, dan memicu proses pengiriman — semua dilakukan otomatis dan terkoordinasi. 

Secara khusus, Sistem Informasi memainkan peran penting dalam tiga bidang:  

  1. Menjalankan proses.  

Sistem informasi secara aktif digunakan untuk mengotomatiskan dan menjalankan aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya: Aplikasi pemesanan online memungkinkan pelanggan memasukkan pesanan, yang secara otomatis diteruskan ke sistem gudang untuk pengepakan, dan ke sistem keuangan untuk penagihan. 

        2. Menangkap dan menyimpan data proses.  

Setiap aktivitas dalam proses bisnis menghasilkan data penting. Sistem informasi bertugas untuk menangkap data secara otomatis dari transaksi atau input pengguna, menyimpan data dalam database terpusat dan aman, dan  mengelola histori proses, termasuk siapa melakukan apa, kapan, dan di mana. Contohnya dalam proses pembelian bahan baku, sistem mencatat tanggal permintaan, vendor yang dipilih, harga pembelian, status pengiriman, hingga bukti pembayaran dan semua data ini tersimpan dan bisa diakses untuk keperluan audit, pelaporan, atau evaluasi kinerja vendor. 

       3. Memantau kinerja proses.  

Sistem informasi menyediakan alat untuk melacak dan mengevaluasi efektivitas dan efisiensi proses bisnis secara real-time. Contohnya Dashboard manajemen yang menampilkan metrik seperti Waktu siklus pengiriman barang, persentase pengiriman tepat waktu, jumlah keluhan pelanggan, dan alarm otomatis yang memperingatkan jika terjadi keterlambatan, kehabisan stok, atau target tidak tercapai. 

Tanpa sistem informasi, proses bisnis akan berjalan lambat, tidak terkoordinasi, dan rentan terhadap kesalahan. Informasi yang tersebar secara manual antar departemen dapat menyebabkan ketidaksesuaian data, keterlambatan pengambilan keputusan, serta meningkatnya biaya operasional. Selain itu, ketiadaan sistem informasi menyulitkan perusahaan untuk mengelola transaksi secara efektif, menjaga kualitas layanan, dan memastikan kepatuhan terhadap standar operasional maupun regulasi eksternal. Dalam era digital saat ini, bisnis yang tidak mengadopsi sistem informasi berisiko kehilangan daya saing di pasar. 

Kesimpulan. 

Sistem informasi merupakan komponen strategis dalam mendukung dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis di organisasi modern. Sistem ini bukan sekadar alat bantu teknis, tetapi juga motor penggerak inovasi, efisiensi, dan keunggulan kompetitif. Dengan memanfaatkan sistem informasi secara optimal, organisasi dapat memastikan integrasi proses lintas fungsi, meningkatkan kualitas keputusan, serta menciptakan nilai tambah bagi pelanggan dan seluruh pemangku kepentingan. 

 

Referensi 

  1. Rainer, R. K., Prince, B., Rodriguez, C. S., 2020, Introduction to Information Systems, Fifth Canadian Edition, John Wiley &Sons Canada.Ltd. 
  2. Savage, A., Brannock, D., Foksinska, A., 2024, Accounting Information Systems: Connecting Careers, Systems, and Analytics, 1st Ed, John Wiley & Sons Singapore Pte. Ltd
  3. Lecture Notes Week 1: Enterprise Proses Bisnis